送信ボタンを押す前の30秒。
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下の3つは任意です。選ぶと、見かたがその場面に寄ります。
貼った文は読み取りのため外部のAIへ送られますが、このサーバーには保存しません。取引先の社名・個人名・金額・住所は、◯◯に置き換えてから貼ってください。結果はこのブラウザの中にだけ残ります。1日に使える回数には上限があります。
読みもの
先に結論
書き終えて、送信ボタンの上で手が止まる。きつく聞こえないか、失礼になっていないか。そう思って読み返すのですが、自分が書いた文はもう意味が分かっているので、何度読んでも引っかかりません。しかも、返信が1往復で終わらない本当の原因は、言葉づかいではなく「相手が動くのに必要なことが書かれていない」ことのほうが多いのです。ここでは、送る前の30秒で何を見ればいいかを、言い換えの話と情報の抜けの話に分けて整理します。
「先日お願いした件、まだでしょうか」。この一文を受け取った相手は、まず何を思うでしょうか。怒っているのかな、ではありません。**どの件だろう**、です。
仕事のやりとりで1通が2通、3通に増えるのは、たいてい言葉づかいが原因ではありません。相手が返事を書くのに必要なものが、その1通に入っていないからです。相手は「どの件ですか」と聞き返し、こちらが答え、それからやっと本題が始まります。丁寧に書いても、この往復は減りません。
抜けやすいところは、だいたい決まっています。
| 抜けやすいもの | 文の中での見え方 | 入っていないと起きること |
|---|---|---|
| どの件か | 「先日の件」「例のやつ」「前回のあれ」 | 相手が複数の案件を持っていると特定できず、まず確認の返信が来る |
| いつまでか | 「早急に」「なるはやで」「お早めに」 | 急ぎ具合が人によって違うので、相手は自分の都合で順番を決める |
| 誰が何をするか | 「ご対応をお願いします」だけで中身が無い | 相手は自分の担当範囲を確かめてからでないと動けない |
| どこまで決まっているか | 決定なのか相談なのかが書かれていない | 相手は「これは決定ですか」と聞き返すか、勝手に決められたと受け取る |
| 返事の形 | どう返せばいいかが示されていない | 長い説明が返ってきたり、逆に既読だけで止まったりする |
この道具は、貼った文を読んで「相手が返信で聞き返しそうなこと」を並べ、そのまま貼れる一文を1つずつ出します。日付や社名など、こちらが知りようのない部分は◯◯のまま残すので、送る人が埋めてください。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が2025年6月2日に発表した「ビジネスメール実態調査2025」（調査期間2025年4月1日〜4月30日、有効回答1,462名）には、この道具が置かれている場所を説明する数字が並んでいます。
| 調べたこと | 結果 |
|---|---|
| 1日の平均送信数 | 12.33通 |
| 1日の平均受信数 | 52.27通 |
| メールの送受信にかかる時間 | 1日あたり約2時間26分 |
| 「自分のメールスキルを向上させたい」と感じている人 | 82.76% |
| ビジネスメールの研修を受けた経験がある人 | 9.51% |
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2025」（2025年6月2日発表／有効回答1,462名）。
直したいと思っている人が8割を超えているのに、教わる機会があった人は1割に届いていません。その差の分だけ、それぞれが自分の勘で書いて、送ったあとで気にしています。
1日に12通送って、52通受け取る。2時間26分をそこに使う。1通あたりの往復が1回減るだけでも、積み上がると相当な時間になります。文章をうまくすることより、聞き返されない1通にすることのほうが、効き目としては先に来ます。
この道具は、元の文からそのまま引用したうえで、次の6つのどれにあたるかを付けます。言い換えの候補も出しますが、**意味は変えません**。断る文は断ったまま、期限のある文は期限を残したまま、角だけを落とす方向で出します。
| 形 | 文の中での現れかた | 落としどころの方向 |
|---|---|---|
| 決めつけ | 「〜のような形では進められません」「どうせ〜でしょう」 | 相手の事情を1つ確かめる形に変える |
| 責める形 | 「まだでしょうか」「なぜ連絡がないのでしょうか」 | 起きた事実と、これからどうしたいかに分ける |
| 急がせている | 「早急に」「至急」「今すぐ」 | 日付と時刻を1つ入れて、理由を短く添える |
| 指示が強い | 「〜してください」「そのつもりで」 | 相手に確かめる形（〜できますか／いかがでしょうか）にする |
| あいまい | 「適宜」「いい感じに」「よしなに」 | こちらの希望を1つだけ具体的に書く |
| 感情が出ている | 「正直困っています」「残念です」 | 困っている事実だけを残し、評価の言葉を外す |
この6つは、この道具が使っている分けかたです。当てはまったからといって失礼だという判定ではなく、当てはまらなかったからといって問題がないという判定でもありません。
「急がせている」が特に多く出ます。「早急に」は書いた本人には明日のつもりでも、受け取る人には今週中に見えることがあります。日付を1つ入れるだけで、この行き違いはほとんど消えます。
この道具は、用件がいちばんはっきり書かれている一文を元の文から引用させたうえで、**その引用が文全体のどのあたりにあるかを、プログラム側で数えます**。何行目か、空白を除いて何文字目か、全体の何割の位置かを出します。
ここをAIに数えさせていないのには理由があります。文章を読むAIに「何行目ですか」と聞くと、それらしい数字を返してくることがあるからです。引用が元の文に本当に含まれているかを1文字ずつ照合して、含まれていれば位置を計算する、含まれていなければその項目ごと出さない、という作りにしてあります。同じ理由で、指摘の引用も、元の文に無いものは画面に出る前に捨てています。
用件を先に書くべきだ、という決まりをここで押しつけるつもりはありません。あいさつから入るほうが合う相手もいます。出しているのは「いま自分の文は、用件が後ろのほうにある」という事実だけです。それを見て動かすかどうかは、送る人が決めることです。
日本語で使える無料のツールは、敬語変換・言い換えが主流です。カジュアルな文を貼ると、丁寧な文に差し替えて返してくれます。急いでいるときには速くて便利です。
一方で、差し替えて返す作りには2つの弱点があります。1つは、自分の文のどこが引っかかったのかが分からないので、次に書くときに活きないこと。もう1つは、**足りない情報は言い換えても埋まらない**ことです。「どの件か」が書かれていない文を丁寧語に直しても、相手はやはり「どの件ですか」と返してきます。
だからこの道具は、書き直した全文を返しません。返すのは、聞き返されそうなことと、引っかかりそうな箇所と、そこをどう変えられるかの候補までです。組み立て直すのは書いた本人で、そのほうが2通目から自分で書けるようになります。
このページは、仕事のメールやチャットを送る前に自分で見直すときの一般的な考えかたを説明するものです。個別の文が失礼かどうかは判定していません。数値は一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2025」（2025年6月2日発表／調査期間2025年4月1日〜4月30日／有効回答1,462名）によります。言い換えの候補は、元の文の意味を変えない範囲で提示するものであり、そのまま送ることを勧めるものではありません。